7. ज्वेलरी व्यवसाय में रात को दुकान बंद करते समय, काम निपटाने में बहुत समय लग जाता है। इस कारण सब को ही घर जाने में देर हो जाती है। क्या यह टाला जा सकता है?
हाँ! टाला जा सकता है!! वास्तव में ज्वेलरी व्यवसाय में दिन के अंत में करने के कामों की संख्या, बाकी व्यवसायों की तुलना में ज्यादा होती है। जैसे हर दिन का, हर काउंटर का, ऑर्डर बॉक्स का, डिसअसेंबल किए गए छोटे छोटे ज्वेलरी आयट्म्स का और ओल्ड गोल्ड के स्टॉक का मेल जमाना, साथ ही हर रोज की कॅश, आए हुए चेक्स, क्रेडिट कार्ड मशीन के रिपोर्टस का हिसाब लगाना आदि। यह सारे काम अलग अलग काउंटर पर करने होते है इस वजह से और दिन भर के हर एक लेनदेन की जाँच भी करनी होती है। इस वजह से, ज्वेलरी दुकान बंद करने के लिए समय तो लगता ही है। इसके अलावा, इन सभी कामों में थोडा थोडा समय भी अगर ज्यादा लग जाए; तो भी कुल मिलाकर बहुत समय लग जाता है। इस समय को बचाने के लिए कई बातें जरूरी है।यदि दुकान बंद करने के लिए लगने वाला समय बचाना हैं तो निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना ज़रूरी है।
- ज्वेलरी व्यवसाय में कैशिअर की कैश का तालमेल रखने के लिए एक सुव्यवस्थित कार्य पद्धति तैयार करना।
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- कैशिअर कैश के लेनदेन का अचूक रिकॉर्ड रखे।
- हर एक नकद लेनदेन का रिकॉर्ड लिखने के बाद, तुरंत ही उसके आगे उस का बॅलन्स लिखे।
ऐसा करने से ज्वेलरी व्यवसाय में कैशिअर की कैश तुरंत समझ में आ जाती है तथा कैश का काम भी आसान हो जाता है।
- ज्वेलरी व्यवसाय में हर काउंटर का सेल्स का स्टॉक समझने के लिए कोई एक मेथड सेट करना।
- हर बिक्री के बाद, बिक्री के रिकॉर्ड के साथ ज्वेलरी आयटम का बैलन्स भी लिख के रखें।
- दिन के अंत में सभी ज्वेलरी आयटम गिनकर स्टॉक; रिपोर्ट के साथ टॅली करें।
- ज्वेलरी व्यवसाय में डे एन्ड सही तरीके से करने की सरल प्रोसेस कार्यान्वित करना।
- दिन की शुरुवात में कैशिअर के पास निर्धारित रकम ही रखें।
- दिन के अंत में हर एक विभाग का काम बारी बारी पूरा करें।
- ज्वेलरी व्यवसाय में लेनदेन के समय होनेवाली, सभी छोटी छोटी बातों की, उसी समय जाँच करना।
- ज्वेलरी के लेनदेन में होनेवाले स्टॉक और कैश मुव्हमेंट का ट्रॅक समय समय पर रखते रहें।
एक्मे इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में ये सारे काम करने के लिए सुविधाजनक तरीके दिए गए हैं जो निम्न प्रकारसे काम करते हैं।
- ज्वेलरी व्यवसाय में कैशिअर की कैश का तालमेल रखने के लिए एक सुव्यवस्थित कार्यपद्धति तैयार करने के लिए
- एक्मे इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में कैशिअर मोड्यूल है; जिसमे किया गया प्रत्येक लेनदेन कैशिअर ऑथोराईज या पास कर सकता है।
- जिस समय कैशिअर पैसा देता या लेता है; उसी वक्त संबंधित लेनदेन पास करके उस लेनदेन का रिकॉर्ड कैशिअर कुछ ही सेकंड में कर लाता है; जिससे कॅश टॅली करने का काम सरल हो जाता है।
- इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में कैशिअर का सारा कामकाज कैशिअर के अनुसार करने की सुविधा उपलब्ध है। जिससे उपलब्ध कॅशिअरों में से, कभी किसी को जल्दी भी जाना हो तो उसकी कैश वैसे टॅली करके उसको फ्री किया जा सकता है।
- ज्वेलरी व्यवसाय में हर एक काउंटर का सेल्स का स्टॉक तुरंत समझने के लिए
- ज्वेलरी आयटम के अनुसार स्टॉक समरी रिपोर्ट में, हर एक आयटम के बारे में, संबंधित आयटम का ओपनिंग, उस दिन काउंटर पर आए आयटम्स, उस में से बिक्री हुए आयटम्स और क्लोजिंग, इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में तुरंत ही समझ में आ जाता है।
- आयटम के अनुसार स्टॉक समरी रिपोर्ट इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में कॅटॅगिरी के अनुसार भी मिलता है।
- ज्वेलरी स्टॉक चेकिंग करते समय आयटम मर्जिंग भी कर सकते है। उदाहरण के लिए, यदि दुकान में 22 कॅरेट और 23 कॅरेट; ऐसे दोनो कॅरेट के कंगन हों, तो उनकी कन्सॉलिडेटेड, याने एकत्रित संख्या इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में मिल जाती है।
- सेट के आयटम का स्टॉक, एमआरपी आयटम का स्टॉक ( व्हॅल्यु के साथ) इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में अलग अलग मिलता है। स्टॉक रिपोर्ट लोकेशन के अनुसार भी मिलते हैं। इस में संबधित लोकेशन पर ड्रिल डाउन कर के लेनदेन के लेव्हल तक भी जा सकते है। किसी ज्वेलरी आयटम का विशिष्ट लोकेशन का स्टॉक, लेबल के अनुसार भी मिल सकता है।
- सेल्समन उसके काउंटर का स्टॉक गिनकर वह संख्या इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में फीड करता है और कॉम्प्युटर ऑटोमॅटिकली ज्वेलरी की जाँच (टॅली कर) लेता है। फिर सेल्समन खुद लॉक करता है।
- ज्वेलरी व्यवसाय में डे बिगिन और डे एंड सही तरीके से करनेवाली सरल प्रोसेस कार्यान्वित करने के लिए
- इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर के डे एंड मोड्यूल में; दिन की शुरुवात में कैशिअर को कैश दे सकते हैं और दिन का रेट सेट कर सकते है। फिर संबंधित दिन के लिए, इन्फिनिटी सॉफ़्टवेअर में डे बिगिन होता है।
- इसके बाद होनेवाले सारे लेनदेन कैशिअर के पासिंग के लिए जाते हैं और कैशिअर के पास करने के बाद संबधित कैशिअर की रोकड कम ज्यादा होती रहती है। इन्फिनिटी सॉफ़्टवेअर में सभी लेनदेन के इन्व्हेंट्री इफेक्ट भी ऑटोमॅटिक हो जाते है।
- हर एक काउंटर का या लोकेशन का, आयटम के अनुसार, पॅकेट के अनुसार, लेबल के अनुसार स्टॉक रिपोर्ट इन्फिनिटी सॉफ़्टवेअर में ऑटोमॅटिक मिलता है।
- डे एंड को ज्वेलरी लेनदेन का रिकॉर्ड ठीक से हुआ है या नही, इसकी जाँच करने के बाद ही सेल्समन उसका क्लोजिंग स्टॉक भरता है और सबसे पहले सेल्समन लॉककरता है। इसी तरह, कैशिअर भी उसका कैश बॅलेन्स डालकर लॉक करता है । इस प्रकार ब्रँच व्यवस्थित रूप से बंद (क्लोज) होती है |
- यह सभी कामकाज इन्फिनिटी सॉफ़्टवेअर में ऑथोरियझेशन/ऑडिटिंग मेथडस से होता है; जिससे छोटी छोटी ग़लतियाँ टाली जाती है। दिनभर में हुए छोटे छोटे लेनदेन का पासिंग; डे एंड को किया जाता है।
- ज्वेलरी व्यवसाय में लेनदेन के समय होनेवाली सभी छोटी छोटी बातों की उसी समय जाँच करने के लिए
- ज्वेलरी व्यवसाय में किसी भी लेनदेन के बाद; तुरंत ही इन्फिनिटी सॉफ़्टवेअर के जरिए उसका पासिंग किया जाता है। उदाहरण के लिए, दिनभर में काउंटर पर, डिस्काऊंट दिए गए सारे बिल्स, दिन के अंत में चेक करने के बजाए; काउंटर पर डिस्काऊंट देते ही वह बिल पासिंग के लिए आते हैं और जब तक ओनर या मॅनेजर उन्हे पास नहीं करते; तब तक उस बिल की प्रिंट नहीं निकलती।
- यह डिस्काऊंटस; इन्फिनिटी सॉफ़्टवेअर के ओनर मोबाइल ॲप में भी पासिंग के लिए उपलब्ध होते हैं, जिससे दुकान मालिक(ज्वेलरी) का हमेशा ही ज्वेलरी दुकान में मौजूद रहना जरूरी नहीं होता। इस तरह इन्फिनिटी सॉफ़्टवेअर के जरिए लेनदेन करते समय ही उस लेनदेन की सत्यता या सदर लेनदेन सही तरीके से किया है या नही यह, जाँच लिया जाता है; जिससे दिन के अंत में एक साथ किए जानेवाले काम कम होकर समय की बचत होती है।
इस तरह से; ज्वेलरी व्यवसाय के लिए आवश्यक कैशिअर मोड्यूल, सेल्समन लॉकिंग, सेल्समन का स्टॉक टेकिंग उसके साथ सीधी सहज डे एंड प्रोसेस और लगातार ऑथोरायझेशन या पासिंग की सुविधा; ऐसी विशेषताओं की वजह से ॲक्मे इन्फिनिटी के इआरपी सॉफ्टवेअर में दिन के अंत में, कम से कम समय में कैश, ओल्डगोल्ड, ऑर्डर का स्टॉक, काउंटर का स्टॉक, डिसअसेंबल हुए छोटे छोटे ज्वेलरी आयटम की डिलिव्हरी, दिए गए चेक्स, दिए गए क्रेडिट्स, डिस्काउंट्स और उसके साथ क्रेडिट कार्ड्स; इन सबका अचूक हिसाब लगाकर; जल्द से जल्द घर जाना संभव होता है। अंत में… घर जल्दी पहुंचना भी तो जरूरी है!
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