4. अकाउंटिंग ऑडिटला कितीही प्रयत्न केला तरी उशीरच होतो. त्यामुळे अंतिम तारखेचा तणाव सारखाच जाणवत राहतो. त्यासाठी काय करावे?
खरेतर ज्वेलरी व्यवसायामध्ये असे होणे नैसर्गिक म्हणावे लागेल. कारण इतर व्यवसायांच्या तुलनेमध्ये ज्वेलरी व्यवसायात, ग्राहकाला सतत आणि अधिक सतर्कतेने सामोरे जाण्याची जास्त गरज असते. त्यामुळे, दैनंदिन धामधुमीमध्ये अकाउंटिंगला नियमित महत्त्व देणे सहजशक्य होत नाही. पण वेळच्या वेळी अकाउंटिंग पूर्ण करून तणावमुक्त रहाणे शक्य नाही असेही नाही. त्यासाठी पुढील गोष्टी कराव्या लागतील.
- व्यवहारांच्या नोंदी वेळच्या वेळी आणि अचूक करणे.
- व्यवहारांची नोंद बारकाईने करा.
- अकाउंटिंगला लागणाऱ्या सर्व गोष्टी व्यवहारांच्या नोंदणीमध्ये येत आहेत की नाही हे पहा.
- अकाउंटिंग इफेक्ट व्यवस्थित सेट करून ठेवा. जसे जी. एस. टी. किंवा टी. डी. एस. चा हिशोब बिनचूक होणे इ.
- अशाप्रकारे व्यवहाराची नोंद करतानाच योग्य काळजी घेतल्याने पुढील काम सोपे होते.
- व्यवहारांच्या नोंदींचे ऑटोमेशन करणे.
- व्यवहारांची नोंद झाल्यावर त्यातील बारीकसारीक तपशील संबंधित खात्यामध्ये ऑटोमॅटिक पोस्ट (वर्गीकृत) करा. जसे की, बिल झाल्यानंतर जी.एस.टी. चा हिशोब होऊन तो जी.एस.टी. अकाउंटमध्ये आपोआप पोस्ट होणे. किंवा कारागिराला पेमेंट करताना त्याचा टी.डी.एस. स्वयंचलितपणे टी.डी.एस.च्या खात्यामध्ये वर्गीकृत होणे, इत्यादी.
- व्यवहाराच्या नोंदी योग्य पध्दतीने (ऑटोमॅटिकली) आणि त्वरित, अहवालात रूपांतरित करून घेणे.
- सरकारला लागणारे अहवाल नियमित तयार करा (ऑटोमॅटिकली). जसे, नियमित लागणारे ट्रेडिंग अकाउंट, प्रॉफिट अँड लॉस अकाऊंट, बॅलेन्स शीट इत्यादी. किंवा मासिक जी.एस.टी.आर.1, थ्री बी सारखे रिपोर्ट्स अथवा टी.डी.एस. चा अहवाल.
- ऑडिटिंगसाठी उचित पध्दती तयार करणे.
- ऑडिटिंगसाठी नोंदीचा तपशील तत्काळ समोर येईल अशी कार्यप्रणाली निवडा.
या सर्व गोष्टी सोप्या पद्धतीने कार्यान्वित करण्यासाठी ॲक्मे इन्फिनिटीमध्ये स्पेशल अकाउंटिंग आणि ऑडिटिंग मोड्यूल दिले आहे. यामध्ये अकाउंटिंग आणि गव्हर्नमेंट कम्प्लायन्ससाठी लागणाऱ्या सर्व गोष्टी इनबिल्ट आहेत; ज्या पुढीलप्रमाणे काम करतात.
- व्यवहारांच्या अचूक नोंदींसाठी…
- टी.डी.एस. किंवा जी.एस.टी. चा हिशेब त्वरित आणि ऑटो होतो.
- व्यवहारांची नोंद करताना ग्राहक, व्हेंडर किंवा आवश्यक तिथे पॅन नंबर ऑटोमेटेड पद्धतीने घेतला जातो.
- ठराविक व्यवहारांच्या नोंदींसाठी योग्य ती लॉक्स टाकलेली असतात, ज्यामुळे नोंद करताना चुका टाळल्या जातात, जसे की रोख रक्कम देण्या-घेण्याची मर्यादा इत्यादि.
- व्यवहारांच्या नोंदींच्या ऑटोमेशनसाठी…
- सेल बिल किंवा कोणत्याही प्रकारचा व्यवहार झाला तर त्याचा अकाउंटिंग इफेक्ट ऑटो पोस्ट होतो.
- कोणताही व्यवहार केल्यावर त्याला लागणाऱ्या जी.एस.टी. किंवा टी.डी.एस.च्या नोंदी संबंधित खात्यामध्ये ऑटो पोस्ट होतात ज्यामुळे लागणारी सर्व लेजर्स नेहमीच अप-टू-डेट असतात.
- व्यवहाराच्या नोंदी त्वरित अहवालात रूपांतरित होण्यासाठी…
- अकाउंटिंगचे किंवा सरकारला सादर करण्याचे सर्व अहवाल ऑटोमॅटिक तयार होतात. यामुळे सरकारी नियमांचे पालन करणे सहजसोपे होते. जसे, महिन्याच्या शेवटी लागणारा टी.डी.एस. रिपोर्ट किंवा दर महिन्याला लागणारा थ्री बी किंवा जी.एस.टी.आर.1 रिपोर्ट इत्यादि.
- जी.एस.टी. अहवाल जी.एस.टी. फॉरमॅटमध्ये ऑटो तयार होतो. त्याची जेसॉल एक्सेल फाईलही तयार होते जी कुणाच्याही मदतीशिवाय, अत्यंत सुरळीत पद्धतीने थेट जी.एस.टी. पोर्टलवर अपलोड करता येते.
- बॅलेन्स शीट, ट्रेडिंग अकाउंट, प्रॉफिट लॉस, डे-बुक्स ऑटोमॅटिक तयार होतात.
- दिलेल्या व्हॅल्युएशन मेथडप्रमाणे ट्रेडिंग अकाउंटमध्ये ग्रॉस प्रॉफिट ऑटो तयार होतो. यावरूनच दररोज होणाऱ्या नोंदींमधून नेट प्रॉफिट ऑटो कळत राहतो.
- ऑटोमेटेड फायनान्शिअल इयर एन्ड करता येते.
- बँक रिकन्सीलिएशन अहवाल तयार करण्याची सोय इन्फिनिटी मध्ये उपलब्ध आहे. यात बँकेचे स्टेटमेंट इम्पोर्ट करून, ही प्रोसेस ऑटोमेटेड करणेही शक्य होते.
- ऑडिटिंगची उचित पध्दती तयार करण्यासाठी…
- इन्फिनिटी मध्ये प्रत्येक व्यवहार तपासता येतो आणि त्याचा लॉगही पाहता येतो.
- ठराविक तारखेपर्यंतचे ऑडिट पूर्ण झाल्यानंतर संबंधित नोंदी लॉक करता येतात (लॉक डेट फॅसिलिटी), जेणेकरुन त्या नोंदी कोणीही बदलू शकत नाही आणि कामकाजाच्या नोंदी सुरक्षित राहतात.
- अकाउंटिंगचा डाटा टॅलीमध्ये एक्स्पोर्ट होतो.
- व्यवहारांच्या ऑडिटसाठी स्वतंत्र ऑडिटिंग मोड्यूल इन्फिनिटी मध्ये उपलब्ध आहे.
याशिवाय महत्त्वाची गोष्ट म्हणजे ॲक्मे इन्फिनिटी मध्ये व्यवसायोपयोगी छोट्या छोट्या ऑटोमेटेड सोयी दिल्या आहेत. जसे, आज भरायची चेकची लिस्ट स्वचलितपणे तयार होते, इत्यादी.
अशा पद्धतीने ॲक्मे इन्फिनिटी व्यवहाराच्या अगदी बारीकसारीक नोंदी अचूक ठेवते, व्यवहारांच्या नोंदींचे ऑटोमेशन करून लागणारे सर्व अहवाल त्वरित तयार करते. ऑडिटिंगसाठी खास पद्धती प्रदान करून टाइमचे प्रेशर कमी करते आणि अकाउंटिंग व ऑडिटिंग कायद्याला अनुसरून, योग्य वेळेत पूर्ण करते. शेवटी तुम्ही तणावमुक्त राहणे… जास्त महत्वाचे!
Nice work