4. ज्वेलरी व्यवसाय के अकौंटिंग ऑडिट के लिए कितना भी प्रयास करें; देर तो हो ही जाती है। इस वजह से अंतिम तारीख का तनाव, हमेशा बना ही रहता है। इसके लिए क्या करें?
वैसे देखा जाए तो ज्वेलरी व्यवसाय मे ऐसा होना स्वाभाविक है। क्यों कि बाकी व्यवसायों की की तुलना में ज्वेलरी व्यवसाय में ग्राहक से लगातार और अधिक सतर्कता से सम्मुख होने की ज्यादा जरूरत होती है। इसलिए, दिन की भागदौड में अकौंटिंग को नियमित महत्व देना, संभव नही होता। लेकिन समय पर अकौंटिंग पूरा करके तनाव मुक्त रहना संभव नहीं, ऐसा नहीं है। उसके लिए निम्नलिखित बातें करनी होंगी।
- ज्वेलरी व्यवसाय में लेनदेन की लिखापढी समय समय पर और अचूक करना.
- लेनदेन का रिकॉर्ड सजगता से करें।
- अकौंटिंग के लिए आवश्यक सभी बातें, लेनदेन के रिकॉर्ड में आ रही है या नही यह जाँच लें।
- अकाउंटिंग इफेक्ट्स ठीक से सेट करें जैसे .. जी.एस.टी या टी.डी.एस का हिसाब बिल्कुल सही हो आदि
इस प्रकार,लेनदेन का रिकॉर्ड करते समय ही योग्य सावधानी बरतने से अगले काम आसान हो जाते हैं।
- लेनदेन के रिकॉर्ड का ऑटोमेशन करना
- ज्वेलरी व्यवसाय में लेनदेन रिकॉर्ड होने के बाद, उसका छोटे से छोटा ब्योरा/ विवरण भी संबंधित खाते में ऑटोमॅटिक पोस्ट (वर्गीकृत) करें। जैसे बिल होने के बाद जी.एस.टी का हिसाब होकर वह जी.एस.टी अकाउंट में अपने आप पोस्ट होना या कारीगर को पेमेंट करते समय उसका टी.डी.एस ऑटोमॅटिक टी.डी.एस के खाते में वर्गीकृत होना आदि
- लेनदेन के रिकॉर्ड को सही तरीके से (स्वचालित रूप से) तुरंत ही रिपोर्ट में तब्दील कर लेना।
- ज्वेलरी व्यवसाय में शासन को भेजे जाने वाले रिपोर्ट नियमित तैयार करते रहें (ऑटोमॅटिकली) जैसे नियमित भेजा जाने वाला ट्रेडिंग अकाउंट, प्रॉफिट अँड लॉस अकौंट, बॅलेन्स शीट आदि. या मासिक रिपोर्ट जैसे जी.एस.टी.आर.1, थ्री बी या टी.डी.एस. की रिपोर्ट।
- ऑडिटिंग के लिए उचित पद्धति तैयार करना।
- ऑडिटिंग के लिए रिकॉर्ड का ब्योरा/ विवरण तुरंत मिल सके, ऐसी कार्यप्रणाली का चयन करें।
यह सारे काम आसान तरीके से कार्यान्वित करने के लिए, ॲक्मे इन्फिनिटी सॉफ्टवेअर में स्पेशल अकाउंटिंग और ऑडिटिंग मोड्यूल दिया गया है। इस में अकाउंटिंग और गव्हर्नमेंट कंपलायन्स के लिए लगनेवाली सारी चीज़े इनबिल्ट हैं’ जो निम्नानुसार काम करती हैं।
- व्यवहारों की अचूक लिखापढी के लिए
- इन्फीनिटी सॉफ्टवेअरमें जी.एस.टी और टी.डी.एस का हिसाब तुरंत और अपनेआप होता है।
- लेनदेन रिकॉर्ड करते समय, ग्राहक, व्हेंडर या जहाँ आवश्यक हो वहाँ पॅन नंबर ऑटोमेटेड पद्धति से लिया जाता है।
- विशिष्ट लेनदेन के रिकॉर्ड के लिए उचित लॉक्स लगाए गए हैं, जिससे रिकॉर्ड करते समय गलतियों से बचा जा सकता है, जैसे नक़द रकम के लेन-देन की मर्यादा आदि
- लेनदेन के रिकॉर्ड का ऑटोमेशन होने के लिए
- सेल बिल या कोई भी व्यवहार हो तो उसका अकाउंटिंग इफेक्ट इन्फीनिटी सॉफ्टवेअरमें ऑटो पोस्ट होता है।
- कोई भी लेनदेन करने के बाद, उसपर लगनेवाले जी.एस.टी या टी.डी.एस का रिकॉर्ड संबधित खाते में ऑटो पोस्ट होता है, जिस वजह से जरूरत के सभी लेजर्स हमेशा अप-टू-डेट होते हैं।
- लेनदेन के रिकॉर्ड तुरंत रिपोर्ट में तब्दील करने के लिए
- अअकौंटिंग के या शासन को प्रस्तुत करने के सभी अहवाल ॲक्मे सॉफ्टवेअर में ऑटोमॅटिक तैयार होते हैं। इससे सरकारी नियमों का पालन करना आसान हो जाता है। जैसे के महीने के अंत में लगनेवाला टी.डी.एस. रिपोर्ट या हर महीने लगनेवाला थ्रि.बी या जी.एस.टी.आर.1 रिपोर्ट आदि
- जी.एस.टी अहवाल जी.एस.टी फॉरमेट में ऑटो तैयार होता है। उसकी जेसॉल एक्सेल फाइल भी तैयार होती है। जो किसी की भी सहायता के बिना, बहुत ही सरल तरीके से जीएसटी पोर्टल पर अपलोड भी होती है।
- बैलन्सशीट, ट्रेडिंग अकाउंट, प्रॉफिट अँड लॉस, डे-बुक्स ऑटोमॅटिक तैयार होते है।
- दिए गए व्हॅल्युएशन मेथड के अनुसार ट्रेडिंग अकाउंट में ग्रॉस प्रॉफिट ऑटो तैयार होता है। फलस्वरूप, हर रोज होने वाले रिकॉर्डस के जरिए नेट प्रॉफिट ऑटोमेटिक समझ में आता है।
- फाईनान्शीयल ईयर एण्ड ॲटोमेटेड कर सकते हैं।
- बँक रिकन्सीलिएशन अहवाल तैयार करने की सुविधा इन्फीनिटी के अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर में उपलब्ध है। इसमें बँक स्टेटमेंट इम्पोर्ट करके, यह प्रोसेस ऑटोमेटेड करना भी मुमकिन है।
- ऑडिटिंग की उचित पद्धति तैयार करने के लिए
- इन्फीनिटी सॉफ्टवेअर में हर एक लेनदेन की जाँच हो सकती है और उसका लॉग भी देखा जा सकता है।
- एक निश्चित तारीख तक ऑडिट पूरा होने के बाद संबंधित रिकॉर्डस लॉक किए जा सकते हैं (लॉक डेट सुविधा), ताकि कोई भी उन रिकॉर्ड को बदल नही सकता जिससे कामकाज के रिकॉर्ड सुरक्षित रहते है।
- अकाउंटिंग का सारा डाटा टॅली सॉफ्टवेअरमें एक्सपोर्ट होता है।
- व्यवहारों के ऑडिट के लिए स्वतंत्र ऑडिटिंग मोड्यूल इन्फीनिटी के अकौंटिंग सॉफ्टवेअरमें उपलब्ध है।
- इसके अलावा, महत्वपूर्ण बात यह है कि ॲक्मे इन्फिनिटी सॉफ्टवेअरमें व्यवसाय के लिए उपयुक्त छोटी छोटी ऑटोमेटेड सुविधाएँ भी दी गई हैं, जैसे, आज भरने के चेक्स की लिस्ट स्वचालित रूप से तैयार होती है।
इस तरह, ॲक्मे इन्फीनिटी इआरपी सॉफ्टवेअर, लेनदेन का छोटे से छोटा रिकॉर्ड अचूक रखता है, लेनदेन के रिकॉर्ड का ऑटोमेशन करके आवश्यक सभी अहवाल तुरंत बनाता है। ऑडिटिंग के लिए खास पद्धति प्रदान कर के समय का तनाव कम करता है और अकाउंटिंग तथा ऑडिटिंग कानून के अनुसार, समय पर पूरा करता है। आखिरकार आप तनाव मुक्त रहें …यह अधिक महत्वपूर्ण है!
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